シフト管理とは、スタッフの勤務日・時間帯・役割を計画・調整・運用する業務全体のことです。飲食店では「忙しい時間帯に適切な人員を配置する」ために欠かせない業務ですが、多くの店舗でこれに毎月数時間が費やされています。
「シフト表を作るのが毎月一番大変な仕事」という声
飲食店の店長・オーナーに話を聞くと、こんな声がよく出てきます。
「シフト希望をLINEで集めているが、返信が来ないスタッフがいて毎回追いかけている」
「シフトを組んだ後に変更連絡が来て、また全員のシフトを見直す作業になる」
「月初のシフト作成だけで半日つぶれる」
スタッフ15名のカフェで実際に時間を計測したところ、月のシフト関連業務に合計7時間かかっていました。内訳は次の通りです。
| 作業 | 月間所要時間 |
|---|---|
| シフト希望の収集・督促 | 2時間 |
| シフト表の作成・調整 | 3時間 |
| 変更連絡・再調整 | 2時間 |
| 合計 | 7時間 |
なぜシフト管理に時間がかかるのか
シフト管理の時間がかかる原因は、ツールではなく「情報の流れ」にあります。
原因1: 希望収集がバラバラで一元化されていない
LINEのグループ・個人DM・口頭・紙など、複数の経路で希望が届くと、店長が情報をまとめるだけで時間がかかります。
原因2: 収集した希望を「表に転記する」作業が発生する
LINEで届いた希望をExcelや紙のシフト表に手で転記する作業は、量が多いほど時間がかかり、転記ミスのリスクも上がります。
原因3: 変更連絡が個別になる
シフト変更が生じた場合、関係するスタッフ全員に個別で連絡するのが手作業の定番です。通知が漏れることも多く、当日になって「知らなかった」トラブルになることも。
仕組み化で変わること
シフト管理の仕組み化で変わる主なポイントは次の3つです。
1. スタッフが自分でWebフォームに希望を入力
スマホのブラウザだけで入力できるWebフォームを使えば、LINEでの個別収集・転記作業がなくなります。入力期限を設定して自動リマインドを送ることで、督促の手間も不要になります。
2. 希望が自動で集計・カレンダー表示
各日の「入れる人数・入れないスタッフ一覧」が自動でカレンダー表示されるため、シフトの穴がすぐわかります。手でエクセルに転記する作業がなくなります。
3. 変更通知の自動化
シフトが確定・変更になったときに、対象スタッフへ自動で通知が届く仕組みにすることで、個別連絡の手間がなくなります。
導入後の事例
スタッフ15名のカフェで仕組み化した後の変化です。
| 項目 | 仕組み化前 | 仕組み化後 |
|---|---|---|
| 希望収集〜転記 | 2時間 | ほぼゼロ |
| シフト表作成 | 3時間 | 1時間以内 |
| 変更連絡 | 2時間 | 15分以下（確認のみ） |
| 合計 | 7時間 | 約1.5時間 |
店長は「シフト関連の作業が月7時間から1.5時間になった。空いた時間を料理の仕込みやスタッフの育成に使えるようになった」と話していました。
よくある質問
- Q. シフト管理に平均何時間かかっていますか？
- スタッフ10〜20名規模で月3〜8時間が多いです。急な変更連絡まで含めると10時間を超えるケースもあります。
- Q. 仕組み化で何が変わりますか？
- スタッフがWeb上で希望を直接入力できるようになり、収集・転記・督促の手間がほぼゼロになります。変更通知も自動化できます。
- Q. LINEではダメですか？
- LINEは集計機能がないため、受け取った希望を手で転記する作業が残ります。専用フォームにすることで転記・ミス・漏れがなくなります。
- Q. アルバイトスタッフでも使えますか？
- アプリ不要のWebフォームなら、スマホのブラウザだけで入力できます。入力ステップを最小限にする設計で、スタッフのリテラシーを問わず使えます。
- Q. 費用はどのくらいかかりますか？
- スタッフ20名以下の店舗向けで20〜40万円程度が目安です。月額ランニングコストなしで設計できます。
「うちの店のシフト管理も仕組み化できるか確認したい」という方は、無料相談でヒアリングさせてください。現状の手作業の流れを確認した上で、最短で改善できる方向性をお伝えします。
シフト管理の背景にある課題については「シフト表の手作業、なぜ続けてしまうのか」も合わせてご覧ください。業務自動化の費用対効果については「業務自動化で元が取れる条件」を、業務改善を何から始めるかについては「中小企業の手作業を減らす最初の一歩」を参考にしてください。勤怠管理・給与計算もまとめて見直したい方は「勤怠管理をExcelに変えただけでは足りない理由」と「給与計算の手作業ミスを減らす仕組み化の考え方」もあわせてご覧ください。シフトと合わせて予約管理も紙・電話でやっている方は「予約管理を紙や電話でやっている店舗が最初に変えるべきこと」もご確認ください。飲食店向けの仕組み化サービス詳細は飲食店の業務改善LPでご確認いただけます。