飲食店のシフト管理とは、スタッフの希望を収集し、営業に必要な人数を確保しながら公平にシフトを組む一連の業務のことです。毎月繰り返す必要があり、スタッフが多いほど調整の手間は増大します。
飲食店のシフト管理、毎月何時間かかっていますか？
「シフト作成に毎月3時間は使っている」というオーナーの声をよく聞きます。スタッフへのLINE連絡、希望の取りまとめ、Excelへの転記、調整、印刷——この流れを毎月繰り返している現場は少なくありません。
ある飲食チェーンのオーナーは、複数店舗を経営しながら、各店のシフト管理をすべて手作業で行っていました。スタッフ数は合計で十数名。毎月末になるとシフト希望の連絡が錯綜し、提出漏れのフォローだけで夜が終わることもあったといいます。
手作業が続く3つの理由
シフト管理の手作業が続いてしまう背景には、いくつかの共通した理由があります。
1. 「今の方法でなんとかなっている」という惰性
手間はかかるものの、月に数時間かければシフトは組めています。「困ってはいるが、業務が止まるほどではない」という状態では、改善の優先順位が上がりにくいのが実態です。
2. 新しいシステムの導入リスクへの不安
「スタッフが使いこなせないのでは」「設定が難しそう」——こうした懸念から、現状維持を選んでしまうケースが多いです。実際には、スマホのブラウザだけで使えるシステムも多く存在します。
3. コストに見合うかわからない
業務改善ツールの費用対効果が見えにくいことも理由の一つです。しかし月3時間の作業を時給3,000円で換算すれば、年間で10万円以上のコストになっています。
仕組みを変えたら、何が変わったか
あるハンバーガー店（2店舗）のオーナーは、シフト提出から管理までをWebアプリに移行しました。スタッフはスマホのブラウザからシフト希望を送信。オーナー側には希望が自動でまとめられた一覧が表示されます。
「提出漏れがあるとアラートが来るようになったので、フォローのLINEを送る手間がなくなった。シフト作成にかかる時間が月5時間から30分以下になった」
変わったのは時間だけではありません。シフト確認の電話・LINEが減り、スタッフとのやり取りが「業務連絡」から「本来の仕事」に戻りました。
どこから手をつければいいか
シフト管理の仕組み化は、一気に全部変える必要はありません。まずは「希望収集だけをデジタル化する」という一歩から始めると、現場への負担が小さく済みます。
- 現在の手作業フローを書き出す（誰が何をやっているか）
- 最も時間がかかっている工程を特定する
- その1点だけを仕組み化する
- 慣れたら次の工程に着手する
飲食店の場合、「希望収集 → 集計 → 共有」という3ステップのうち、「希望収集」のデジタル化だけで作業時間が半分以下になるケースが多いです。
よくある質問
- Q. 飲食店のシフト管理でよくある悩みは何ですか？
- スタッフへの希望確認をLINEや紙で集め、Excelに転記してから調整するという二度手間が最も多い悩みです。月に何時間もかかる上、提出漏れやミスが発生しやすい点が問題です。
- Q. 仕組み化するとどのくらい時間が削減できますか？
- 事例では月3〜5時間かかっていた作成・調整作業が、Webアプリ化後は確認と最終調整だけで月15〜30分に削減されたケースがあります。
- Q. どのくらいの費用がかかりますか？
- 店舗規模や必要な機能によりますが、シフト希望の収集・一覧管理・スタッフへの共有を一通り仕組み化する場合、初期費用5〜15万円程度が目安です。月額の追加コストはほぼ発生しない構成にすることも可能です。
- Q. スタッフ全員がスマホを使えなくても大丈夫ですか？
- Webブラウザで動くシステムであれば、スマホでもPCでも操作できます。新しいアプリのインストールが不要なケースが多いです。
- Q. 既存のExcel管理からの移行は大変ですか？
- 既存の管理方法に合わせた設計が可能です。現状の運用フローを整理した上で、手作業の部分だけを仕組み化するアプローチが負担の少ない移行につながります。
シフト管理の手作業でお困りの方は、まず無料相談からご相談ください。現状のヒアリングをもとに、何が仕組み化できるかをお伝えします。また、実際の改善事例は導入事例ページでもご紹介しています。
シフト管理の仕組み化に特化したページもご覧ください：
飲食店のシフト全般 → 飲食店の業務自動化
飲食店のシフト管理の時間削減事例は「飲食店のシフト管理、毎月何時間かけていますか？」でも詳しく紹介しています。業務改善全般の始め方については「中小企業の手作業を減らす最初の一歩」を参考にしてください。また、勤怠・日報など紙の書類全般の見直しを検討しているなら「紙の管理をやめたい中小企業がまず変えるべき3つの書類」もあわせてご覧ください。予約管理も電話・紙でやっているなら「予約管理を紙や電話でやっている店舗が最初に変えるべきこと」も参考になります。